Obsługa telefoniczna firmy bez recepcji – czy to możliwe?
Tak. Coraz więcej firm rezygnuje z zatrudniania recepcji na etat i wybiera zdalną obsługę telefoniczną firmy. To rozwiązanie pozwala odbierać połączenia, umawiać spotkania i obsługiwać zapytania klientów bez kosztów pełnego stanowiska pracy.
Dla wielu małych firm telefon jest jednym z najważniejszych kanałów sprzedaży. Problem w tym, że właściciel nie zawsze może odebrać: prowadzi spotkanie, realizuje usługę, jest w podróży albo obsługuje innego klienta. Każde nieodebrane połączenie może oznaczać utraconą szansę sprzedażową.
Kiedy obsługa telefoniczna firmy się opłaca?
Zewnętrzna obsługa telefoniczna opłaca się szczególnie wtedy, gdy:
- często nie odbierasz telefonu,
- klienci dzwonią w trakcie Twojej pracy,
- nie chcesz zatrudniać recepcji,
- potrzebujesz umawiania spotkań,
- chcesz poprawić pierwsze wrażenie,
- masz dużo prostych, powtarzalnych zapytań,
- zależy Ci na raportach połączeń,
- chcesz uporządkować kontakt z klientami.
To dobre rozwiązanie dla firm usługowych, gabinetów, kancelarii, sklepów internetowych, ekip terenowych, biur, agencji i lokalnych biznesów.
Co obejmuje zdalna obsługa telefonu?
W Virtuasis obsługa telefoniczna może obejmować:
- odbieranie połączeń,
- przedstawianie się w imieniu firmy,
- zapisywanie wiadomości,
- umawianie wizyt,
- potwierdzanie spotkań,
- przekazywanie pilnych spraw,
- udzielanie podstawowych informacji,
- pracę według skryptu,
- raportowanie połączeń,
- obsługę nieodebranych telefonów.
Zakres można dopasować do firmy. Inaczej wygląda obsługa gabinetu, inaczej sklepu internetowego, a jeszcze inaczej firmy usługowej.
Recepcja na etat czy outsourcing obsługi telefonu?
Zatrudnienie recepcji ma sens, gdy potrzebujesz osoby fizycznie obecnej w biurze. Jeśli jednak najważniejsze są telefony, kalendarz i przekazywanie informacji, zewnętrzna obsługa może być bardziej opłacalna.
Recepcja na etat oznacza:
- wynagrodzenie,
- podatki i ZUS,
- stanowisko pracy,
- sprzęt,
- urlopy,
- zastępstwa,
- wdrożenie,
- zarządzanie pracownikiem.
Outsourcing obsługi telefonu oznacza większą elastyczność. Możesz zacząć od kilku godzin, przetestować rozwiązanie i zwiększać zakres wtedy, gdy firma rośnie.
Contact center dla małych firm
Jeśli liczba połączeń jest większa albo firma prowadzi kampanie kontaktowe, warto rozważyć contact center dla małych firm. To szersza usługa niż samo odbieranie telefonu.
Contact center może obejmować:
- obsługę połączeń przychodzących,
- kontakt z leadami,
- potwierdzanie spotkań,
- kampanie telefoniczne,
- ankiety,
- follow-upy,
- aktualizację baz danych,
- raportowanie wyników,
- audyty jakości obsługi,
- optymalizację skryptów rozmów.
Sprawdź: contact center.
Jak obsługa telefoniczna wpływa na sprzedaż?
Klient, który dzwoni do firmy, często potrzebuje szybkiej odpowiedzi. Jeśli nikt nie odbiera, może zadzwonić do konkurencji. Profesjonalna obsługa telefonu zwiększa szansę, że zapytanie zostanie zapisane, spotkanie umówione, a klient zaopiekowany.
Dobra obsługa telefoniczna poprawia:
- dostępność firmy,
- pierwsze wrażenie,
- terminowość kontaktu,
- porządek w zapytaniach,
- skuteczność umawiania spotkań,
- jakość obsługi klienta.
Czy obsługę telefoniczną można połączyć z administracją?
Tak. W wielu firmach najlepszym rozwiązaniem jest połączenie telefonu z administracją. Asystentka może odbierać połączenia, zapisywać sprawy, umawiać spotkania, aktualizować kalendarz, wysyłać potwierdzenia i przekazywać informacje dalej.
To praktyczny model outsourcingu obsługi biura.
Podsumowanie
Obsługa telefoniczna firmy bez zatrudniania recepcji opłaca się wtedy, gdy chcesz poprawić dostępność, nie tracić zapytań i uniknąć kosztów etatu. To elastyczne rozwiązanie dla firm, które chcą profesjonalnie obsługiwać klientów, ale nie potrzebują własnego działu recepcji.
Chcesz sprawdzić, ile połączeń traci Twoja firma? Zapytaj o obsługę telefoniczną.