Outsourcing obsługi biura – na czym polega?
Outsourcing obsługi biura polega na przekazaniu części zadań administracyjnych, organizacyjnych i komunikacyjnych zewnętrznemu zespołowi. Dzięki temu firma nie musi zatrudniać pracownika biurowego, a mimo to ma zapewnione regularne wsparcie.
To rozwiązanie szczególnie przydatne dla małych firm, które rosną, ale nie chcą jeszcze budować własnego działu administracji.
Co można zlecić w ramach outsourcingu biura?
Zakres może być bardzo szeroki. W Virtuasis outsourcing obsługi biura może obejmować:
- obsługę e-mail,
- zarządzanie kalendarzem,
- umawianie spotkań,
- odbieranie telefonów,
- obieg dokumentów,
- wsparcie fakturowania,
- kontakt z klientami,
- kontakt z dostawcami,
- przygotowywanie raportów,
- research,
- aktualizację baz danych,
- porządkowanie plików,
- follow-upy,
- wsparcie w social media.
Administracja i dokumenty
Najczęściej delegowane są zadania administracyjne, które są ważne, ale czasochłonne.
Przykłady:
- porządkowanie dokumentów,
- opisywanie faktur,
- przygotowanie zestawień,
- archiwizacja plików,
- obsługa umów,
- pilnowanie terminów,
- kontakt z księgowością,
- tworzenie prostych raportów.
To zadania, które nie zawsze wymagają właściciela firmy, ale muszą być wykonane dokładnie i terminowo.
Kalendarz i organizacja spotkań
Zewnętrzny zespół może zarządzać kalendarzem, umawiać spotkania, wysyłać przypomnienia i pilnować terminów.
To dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy mają dużo konsultacji, rozmów sprzedażowych, wizyt klientów lub spotkań projektowych.
E-mail i komunikacja z klientami
Obsługa skrzynki e-mail to jeden z najważniejszych elementów outsourcingu biura. Wirtualna asystentka może segregować wiadomości, odpowiadać na proste zapytania, przygotowywać wersje robocze i przekazywać pilne sprawy.
Dobrze zarządzana skrzynka oznacza mniej chaosu i szybszą reakcję na potrzeby klientów.
Obsługa telefoniczna
Outsourcing biura można połączyć z odbieraniem połączeń. Dzięki temu firma ma zdalną recepcję, która zapisuje wiadomości, umawia spotkania i przekazuje informacje.
Sprawdź: obsługa telefoniczna firmy.
Research i analizy
Zewnętrzny zespół może przygotowywać research rynku, bazę kontaktów, porównania ofert, listy dostawców i zestawienia konkurencji.
To szczególnie przydatne przy:
- szukaniu nowych klientów,
- wyborze narzędzi,
- analizie konkurencji,
- przygotowaniu kampanii,
- wejściu na nowy rynek,
- rekrutacji.
Dla kogo outsourcing obsługi biura?
To rozwiązanie dla firm, które:
- mają za dużo zadań administracyjnych,
- nie chcą zatrudniać pracownika na etat,
- potrzebują elastycznego wsparcia,
- chcą poprawić obsługę klientów,
- chcą uporządkować procesy,
- potrzebują pomocy tylko przez kilka lub kilkadziesiąt godzin miesięcznie.
Outsourcing biura a wirtualna asystentka
Wirtualna asystentka dla firm może być pierwszym krokiem do outsourcingu biura. Na początku przejmuje proste zadania, a z czasem może obsługiwać większy zakres procesów.
W Virtuasis możesz zacząć od jednego obszaru, na przykład kalendarza lub e-maila, a później rozszerzyć współpracę o telefony, dokumenty, social media, research, SEO, rekrutację czy zarządzanie projektami.
Podsumowanie
Outsourcing obsługi biura pozwala firmie działać sprawniej bez zatrudniania dodatkowego pracownika. Możesz delegować administrację, dokumenty, e-mail, kalendarz, telefony, research i obsługę klientów. To elastyczne wsparcie, które rośnie razem z Twoim biznesem.
Chcesz sprawdzić, które zadania możesz przekazać zewnętrznemu zespołowi? Umów konsultację.